Neue Felder in den Buchungsmasken

In einigen Buchungsmasken gibt es neue zusätzliche Felder. So können nun Bemerkungen zum Beleg gespeichert werden. Weiterhin gibt es das Feld Kostenstelle im Bereich Kontierung und im Bereich Zusatzkontierungen die Felder Personalnummer, Bestellnummer, Vertragsnummer, Ext. Rechnungsnummer und Int. Rechnungsnummer.

Belegvorlagen

In jeder Buchungsmaske gibt es die Möglichkeit, wiederkehrende Standardbuchungen als Belegvorlage zu sichern. Die Belegvorlagen werden auf Journalebene gespeichert und in Vorlagengruppen gruppiert.

Mit Hilfe der Belegvorlagen können Stapel von wiederkehrenden Buchungen angelegt werden, die dann bei Bedarf immer wieder gebucht werden können.

Stapelverarbeitung

In der Stapelverarbeitung können nun die aus WINPACCS cashbook importierten Belege in beliebiger Reihenfolge geändert werden. Die Änderungen können gespeichert werden, die endgültige Buchung der Belege kann zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt erfolgen.

Durch den Belegstatus „Nicht buchen“ können einzelne Belege vom Buchungsvorgang ausgeschlossen werden. Der Belegstatus ist jederzeit änderbar.

Der Buchungsstapel wird automatisch gelöscht, sobald alle enthaltenen Belege gebucht sind. Ein manuelles Löschen des gesamten Stapels ist jederzeit möglich.

Umbuchungen

Mit Hilfe dieser Funktion ist es zukünftig möglich, innerhalb der aktiven Periode automatisch Belege von einer Kostenart auf eine andere Kostenart umzubuchen. Vom System werden automatisch die entsprechenden Storno- und Korrekturbuchungen vorgenommen.

Buchen auf Kostenstellen

WINPACCS accounting 3.0 wird zukünftig die Möglichkeit anbieten, direkt auf Kostenstellen der Zentrale zu buchen.

Kassen- und Bankabstimmung

Es besteht zukünftig die Möglichkeit, direkt aus der Anwendung heraus Kassen- und Bankabstimmungsdokumente zu erstellen (Abstimmung zwischen Bankkontoauszug, Bankbuch und Journal). Evtl. Abweichungen können direkt in dem Abstimmungsdokument hinterlegt werden. Das Abstimmungsdokument kann als PDF Datei mit dem Periodenabschluss in die Zentrale übermittelt werden.

Belegaufteilung

Belege der Vorgangsarten 4 und 6 (Kosten und Erträge) können während des Buchens in mehrere Unterbelege aufgeteilt werden, um sie anteilig mehreren Projetinternen Strukturen oder Kostenstellen zuzuordnen. Die Buchungstexte und Betragsanteile der Teilbelege können individuell bearbeitet werden.

Bestandsmeldungen

Die Bestandsmeldungen beinhalten detaillierte Nachweise für die Kassen-/Bankabstimmung, Forderungen an Dritte und Partner sowie Verbindlichkeiten. Es kann für einen Mandanten ein Stichtag pro Geschäftsjahr bestimmt werden, zu dem die Bestandsmeldungen durchgeführt werden müssen. Die Bestandsmeldungen können automatisch im PDF-Format mit dem Periodenabschluss übertragen werden.

Übergabeprotokoll

Dieses Formular dient zur Dokumentation der Übergabe einer Buchhaltung an einen anderen Buchhalter. So lassen sich die Bestände protokollieren, die übergeben wurden und Informationen zur Bankvollmacht notieren. Die Bestandsmeldungen (siehe vorheriger Punkt) werden automatisch ausgegeben.

Projektbankdaten

Die neue Funktion Projektbankdaten ermöglicht die Abbildung der Projektbankdaten inklusive Verfügungsberechtigter. Die Anwendung verknüpft diese Daten mit den entsprechenden Bestandsunterkonten aus den Journalen und nutzt diese Daten für die automatischen Bankabstimmungsberichte.

Periodenabschlüsse

Für Periodenabschlüsse gibt es den neuen Periodenabschlussmodus  „Beliebige Perioden“. Periodenabschlüsse können dann an beliebigen Tagen und in beliebig großen Zeiträumen bis zu 99 Mal im Jahr durchgeführt werden.

Die für den Periodenabschluss erforderlichen Berichte können in den Mandantenstammdaten zentral im WINPACCS manager ausgewählt werden.

Das Datenformat der Periodenabschlussdateien wird komplett auf XML umgestellt.

Projekteigenschaften

Über neue Einstellungen in den Eigenschaften der Projektstammdaten kann nun individuell gesteuert werden, welche Felder für zusätzliche Eingaben in den Buchungsmasken (Vorgangsart 1 bis 9) geöffnet werden und damit für projektinterne Zusatzauswertungen zur Verfügung stehen. Darüber hinaus ist einstellbar, ob Einträge in diesen Zusatzfeldern optional oder obligatorisch oder inaktiv sind. Auch die Möglichkeit, komplexe Kostenbuchungen durchzuführen, kann hier aktiviert werden.

Digitale Belegarchivierung

Die Anwendung wird zukünftig die Möglichkeit der Digitalen Belegverarbeitung unterstützen.

Optimierte Berichte

Die neu integrierte Komponente WINPACCS reporting ermöglicht die Darstellung der Berichte auf einem hohen technischen Standard. Alle Berichte können in diversen Formaten (z.B. als PDF-Dokument) exportiert und auf diese Weise einfach als E-Mail Anhang weitergegeben werden.

Die Berichte wurden optisch an WINPACCS cost control angepasst. Im Zuge der Weiterentwicklung von WINPACCS accounting wurden einige Berichte überarbeitet, andere sind neu hinzugekommen. Dazu zählen u.a. folgende Berichte:

• Mitteilungsblatt
• Übergabeprotokoll
• Bank- und Kassenabstimmung
• Bestandsmeldungsberichte
• Projekteigenschaften

Über den WINPACCS manager lässt sich auf Mandantenebene konfigurieren, welche Berichte beim Periodenabschluss obligatorisch, optional oder gar nicht ausgegeben werden.

Konsistenzcheck

Die Funktion ermöglicht jederzeit einen Konsistenzcheck der Buchhaltung mit Überprüfung auf logische Fehler. Bei jedem Öffnen eines Journals wird der Konsistenzcheck im Hintergrund automatisch durchgeführt.

Komplexe Kostenbuchung

In der komplexen Kostenbuchung werden Belege erfasst, die mehrere Kostenarten und/oder mehrere Zahlwege betreffen. Beispiel: eine Rechnung enthält sowohl Sachkosten als auch Honorar und wurde über Bank und Forderungen an Dritte abgerechnet.

Der Buchhalter erfasst die auf einem Beleg ausgewiesenen Kostenarten und Zahlwege mit einem Arbeitsschritt in einer Vorgangsart und muss die Vorgangsart nicht mehrmals aufrufen.

Technische Umstellung

Teile der Anwendung, z.B. die WINPACCS reporting-Komponente, wurden mit dem Microsoft .NET-Framework umgesetzt.